Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

 Identifikasi Teori TOWS

Oleh : Taufik Hidayat
Pustakawan Ahli Madya

pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

 

Pengantar

P

ada janji politiknya pada saat kampanye  Gubernur dan Wakil Gubernur Sumatera Utara terpilih telah menetapkan janjinya yang selanjutnya dituangkan dalam VISI dan MISI Pemerintah Provinsi Sumatera Utara 2018 -2023 adapun janji (VISI dan MISI) tersebut adalah:

VISI

       " Sumatera Utara Yang Maju, Aman dan Bermartabat "

 MISI

1. Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Kehidupan karena memiliki iman dan taqwa, tersedianya sandang pangan yang cukup, rumah yang layak, pendidikan yang baik, kesehatan yang prima, mata pencaharian yang menyenangkan, serta harga-harga yang terjangkau.
2. Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Politik dengan adanya pemerintahan yang bersih dan dicintai, tata kelola pemerintah yang baik, adil, terpercaya, politik yang beretika, masyarakat yang berwawasan kebangsaan, dan memiliki kohesi sosial yang kuat serta harmonis.
3. Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Pendidikan karena masyarakatnya yang terpelajar, berkarakter, cerdas, kolaboratif, berdaya saing, dan mandiri.
4. Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Pergaulan karena terbebas dari judi, narkoba, prostitusi, dan penyeludupan, sehingga menjadi teladan di Asia Tenggara dan Dunia.
5. Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Lingkungan karena ekologinya yang terjaga, alamnya yang bersih dan indah, penduduknya yang ramah, berbudaya, berperikemanusiaan, dan beradab.

Berdasarkan Visi dan Misi tersebut, telah ditetapkan Prioritas Pembangunan yang di focuskan/ ditujukan pada :

1. Peningkatan kesempatan kerja dan berusaha melalui penyediaan lapangan pekerjaan.
2. Peningkatan dan pemenuhan akses pendidikan.
3. Pembangunan infrastruktur yang baik dan berwawasan lingkungan.
4. Penyediaan layanan kesehatan yang berkualitas.
5. Peningkatan daya saing melalui sektor agraris dan pariwisata.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi adalah salah satu institusi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Pemerintah Provinsi Sumatera sesuai dengan Peraturan Daerah Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 dengan tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan arsip, akan melaksanakan Visi dan  Misi Provinsi Sumatera Utara 2018-2023 yaitu MISI yang ketiga Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Pendidikan karena masyarakatnya yang terpelajar, berkarakter, cerdas, kolaboratif, berdaya saing, dan mandiri. Sesuai prioritas pembangunan yang telah ditetapkan yaitu Peningkatan dan pemenuhan akses pendidikan.

Untuk itu mendukung tercapainya VISI dan MISI Gubernur dan Wakil Gubernur Sumatera Utara, Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menuangkan Visi dan Misi, dalam rangka meningkatkan dan pemenuhan akses pendidikan di Sumatera Utara.

VISI

Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional

                                                            MISI

1.    Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah /dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.

2.     Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.

3.   Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yangberbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.

4.   Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenisperpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat.

5. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.

Sumber: http://disperpusip.sumutprov.go.id/visi-dan-misi/

A. PEMBAHASAN

          Sesuai dengan Diklat yang diikuti saat ini “Promosi Perpustakaan Berbasis Digital”, maka dalam pembahasan selanjutnya yang akan dipaparkan adalah Dinas Perpustakaan dan Arsip dalam konteks Dinas Perpustakaan dan Arsip sebagai Lembaga Perpustakaan. Dimana sesuai dengan fungsinya perpustakaan memberikan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat penggunanya.

 

VISI Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”

MISI Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

1.    Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah /dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.

2.    Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.

3.    Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.

4.    Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenisperpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat.

5.    Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.

 a. Identifikasi Visi dan Misi (Disperpusip Provsu)

1.   Bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara merupakan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang melaksanakan tugas-tugas pemerintahan daerah

2.   Bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera dalam melaksanakan tujuan organisasinya harus mendukung Visi dan Misi Kepala Daerah (Gubernur dan Wakil Gubernur) Sumatera Utara yang merupakan janji politik pada saat kampanye PILKADA.

3.   Bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, dalam pelaksanaan tugas nya dalam bidang perpustakaan dimana perpustakaan merupakan lembaga pendidikan non formal

4.   Maka sesuai dengan Misi  Gubernur dan Wakil Gubernur, Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya memfokuskan pada MISI yang ketiga Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam Pendidikan karena masyarakatnya yang terpelajar, berkarakter, cerdas, kolaboratif, berdaya saing, dan mandiri. Sesuai prioritas pembangunan yang telah ditetapkan yaitu Peningkatan dan pemenuhan akses pendidikan.

 b. Analisis Segmentasi Pasar dari Perpustakaan (Disperpusip Provsu)

          Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera berada pada pusat ibukota provinsi Sumatera Utara yaitu kota Medan beralamat Jl. Sultan Ma’mum Ar Rasyid No. 45 Medan, dapat dijangkau dengan menggunakan angkutan umum maupun angkutan pribadi. Posisi strategis berada pada dua akses jalan yang mengapit gedung perpustakaan, sebelah kiri jalan Mesjid Raya, depan jalan Sultan Ma’mun Ar Rasyid, dan juga berada pada daerah kawasan wisata sejarah Istana Maimoon dibagian depan dan Masjid Raya Al Manshun dibagian belakang yang merupakan bangunan yang bersifat Heritage.

          Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara penggunanya dominan adalah penduduk kota Medan atau penduduk luar medan yang domisili sementara waktu di Medan (seperti : Mahasiswa). Bila melihat data BPS kota Medan Jumlah Penduduk Kota Medan adalah 2.279.894 terdiri dari 1.25.267 laki-laki, 1.154.627 perempuan, (BPS Kota Medan, 2019). Sedangkan dari populasi tersebut menurut data BPS Provinsi Sumatera Angka Partisipasi Murni (APM) berdasarkan pendidikan untuk SD 93,26%, SMP 79,88%, SLTA 61,79%, PT 40,26%. (BPS Kota Prov. Sumut, 2019)

          Mengingat untuk menjangkau perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara harus memanfaatkan angkutan umum maupun angkutan pribadi maka yang dominan pengunjung/pengguna perpustakaan yang datang untuk membaca   ke perpustakaan (read on the spot)  adalah dari kelompok Pelajar SLTA dan Mahasiswa, sedangkan dari kelompok SD dan SMP masih butuh pendampingan untuk datang ke perpustakaan. Dengan demikian segmentasi pasar dari perpustakaan Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Utara adalah Pelajar (SLTA), Mahasiswa dan pengguna masyarakat umum lainnya seperti dosen, pegawai dan lain-lain, dapat dikatakan pengguna kategori dewasa rentang usia enam belas tahun ke atas, walaupun ada kunjungan pustaka dari siswa taman kanak yang secara berkelompok dari masing sekolahnya yang didampingi oleh guru pembimbing.

 

c. Analisis TOWS

          Analisis TOWS adalah suatu teknik perencanaan strategi yang bermanfaat untuk mengevaluasi ancaman (threat), peluang (opportunity), kelemahan (weakness),  dan kekuatan (strength).

Terdapat 4 (empat) komponen dasar pada analisis TOWS, yaitu:

Ø  T: Threat atau ancaman. Threat adalah keberadaan ancaman-ancaman apa saja yang mungkin akan dihadapi oleh sebuah lembaga dalam perjalanannya, yang mana dapat menghambat perkembangan dari perusahaan Anda.

Ø  O: Opportunity atau peluang. Opportunity adalah peluang-peluang apa saja yang mungkin bisa dimanfaatkan untuk lembaga agar bisa makin berkembang nantinya.

Ø  W: Weakness atau kelemahan. Weakness adalah salah satu karakteristik yang dapat menentukan kelemahan yang ada pada lembaga.

 

Ø  S: Strength atau kekuatan. Komponen Strength ini adalah suatu karakteristik yang dapat memberikan keuntungan atau kelebihan dibandingkan dengan yang lainnya.

Dari empat komponen di atas, analisis TOWS dapat dibagi menjadi dua faktor yaitu; faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternal meliputi threat (ancaman) dan opportunity (peluang), sedangkan faktor internal di sini meliputi  weakness (kelemahan) dan strength (kekuatan).

          Berikut Analisis TOWS Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Faktor-faktor eksternal	Ancaman/Threat	Peluang/Oportunity
Lokasi	-          Kehadiran perpustakaan virtual/digital library yang bisa diakses melalui smart phone -          Toko Buku -          Google Books	-          Akses ke perpustakaan yang mudah berada pada dua jalur jalan   -       Lokasi Perpustakaan yang berada pada area objek wisata sejarah (istana Maimon dan Mesjid Raya Al Manshun) sehinga apabila orang berkunjung / mengetahui Objek Wisata tersebut maka orang akan melihat dan menemukan gedung perpustakaan
Faktor-faktor internal	Kelemahan/Weaknes	Kekuatan/Strength
Sistem pelayanan dan pengolahan bahan pustaka.	-     Jumlah bahan pustaka masih kurang, baik judul dan eksemplarnya. -     Jumlah komputer untuk katalog elektronik (OPAC) masih kurang. -     Data koleksi buku dan bahan pustaka belum dilengkapi anotasi/abstrak. -     Sikap staf pelayanan yang dirasakan kurang ramah kepada pengunjung (pemustaka)	-     Sistem pelayanan dan pengolahan bahan pustaka sudah terkomputerisasi dan terintegrasi (dengan sistem Inlislite), Memudahkan pencarian buku, dan dapat diketahui buku yang dipinjam, serta dapat menghitung jumlah peminjaman buku dan mendata buku yang sering dipinjam.
Layanan perpustakaan digital.	-     Jumlah komputer di ruang internet dan ruang layanan baca digital masih kurang. -     Kualitas pegawai tetap yang memiliki latar belakang pendidikan Information Technology (IT) masih rendah. -     Tidak semua penggguna berkemampuan IT -     Kualitas jaringan WIFI Hotspot kurang bagus. Bandwith jaringan internet masih rendah	-     Memiliki fasilitas internet dan ruang layanan baca digital Memiliki web site di internet dan sudah memiliki virtual library (ipusda sumut) dan e-book sehingga informasi dan layanan perpustakaan dapat lebih meluas dinikmati baik oleh pengunjung (pemustaka)
Ruang pelayanan (ruang baca dan ruang koleksi)	-     Ruang baca menjadi ribut bila ada pengguna yang berdiskusi kelompok -     Suara ribut dari luar perpustaka an terdengar sampai ke dalam perpustakaan Belum ada ruang diskusi bagi pemustaka	-          Luas dan kondisi ruang baca cukup baik. -          Furniture (meja dan kursi) cukup baik.
Adanya fasilitas ‘saran’ di dalam katalog elektronik.	-      Kurangnya jumlah pegawai yang tetap(khusus) menangani  saran, sehingga jawaban bagi kritik dan saran tersebut jadi terlambat.	-          Memiliki jalinan komunikasi yang baik dengan pengguna, kritik dan saran mereka dapat menjadi evaluasi bagi perpustakaan.
Jumlah pegawai	-          Kompetensi pegawai untuk bagian IT masih kurang, apalagi jika virtual library dan path finder library akan  dikembangkan.	-          Prestasi dan motivasi kerja pegawai umumnya cukup baik (kerajinan, kejujuran) -          Beberapa pegawai telah mengikuti pelatihan bersertifikat untuk bidang perpustakaan dan Teknologi Informasi. -          Semua staf disertakan dalam kegiatan kursus pengetahuan dasar komputer

d.  Peluang yang dapat digunakan dalam promosi melalui media sosial

          Keberhasilan suatu perpustakaan dalam mencapai tujuannya yaitu dimanfaatkannya perpustakaan oleh masyarakat pengguna perpustakaan (pemustaka). Ada dua kelompok masyarakat pengguna perpustakaan (pemustaka) yang pertama adalah  actual user yaitu  masyarakat (pemustaka) yang sudah aktif menggunakan atau memanfaatkan perpustakaan, sedangakan yang kedua disebut potensial user  yaitu masyarakat yang seharusnya dilayani oleh sebuah perpustakaan tapi belum/tidak aktif memanfaatkan perpustakaan.

          Dari kedua kelompok tersebut pihak perpustakaan harus selalu aktif mempengaruhi atau menarik perhatian pemustaka untuk mau menggunakan/memanfaatkan perpustakaan, karena sebaik dan selengkap apapun sebuah perpustakaan tanpa digunakan oleh pemustaka tidak lah berarti kehadirannya ditengah-tengah masyarakat,  oleh karena tujuan dari penyelenggaraan perpustakaan adalah sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan bagi masyarakat. 

          Dari uraian teori TOWS terhadap kondisi pada Dinas Perpustakaan dan Arip Provinsi Sumatera Utara seperti yang telah diuraikan tersebut diatas berikut peluang yang dapat digunakan dalam promosi melalui media sosial:

Ø Kemudahan akses ke perpustakaan yang sangat mudah dimana perpustakaan berada pada dua jalur jalan (sudut dua jalan) yakni jalan Sultan Ma’mun Ar Rasyid pada bagian depan dan jalan Mesjid Raya Al Manshun pada bagian kanan gedung. HaL ini dapat dimanfaatkan menjadi Tagline “Perpustakaan yang di depannya ada Istana Maimoon, karena Istana Maimon sudah banyak dikenal sehingga bisa maksimal di dalam SEO. (Search Engine Optimization)

Ø Lokasi Perpustakaan yang berada pada area objek wisata sejarah (istana Maimon dan Mesjid Raya Al Manshun) sehinga apabila orang berkunjung /mengetahui Objek Wisata tersebut maka orang akan melihat dan menemukan gedung perpustakaan. Objek wisata ini mempunyai daya tarik bagi masyarakat. Maka disini perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dapat menggandeng pihak pengelola istana Maimon untuk secara bersama-sama membuat event wisata dan kunjung pustaka, dimana pengunjung yang datang ke Istana Maimoon diarahkan untuk dapat mengetahui informasi lebih banyak lagi tentang kerajaan Melayu Sultan Deli dapat mencari informasinya pada perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yang berada persis di depan istana Maimoon. Selanjutnya dibuat konten-konten yang bertemakan budaya melayu dan disebarkan melalui media sosial.

 

e.Media sosial yang paling cocok digunakan untuk promosi perpusatakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

          Media sosial adalah merupakan media digital yang pada awalnya dimanfaatkan sebagai media komunikasi dan kemudian seiiring dengan perkembangan teknologi informasi dan berkembangnya berbagai macam platform media sosial dan kemampuan serta fasilitas yang diberikan oleh platform media sosial tersebut saat ini media sosial telah digunakan sebagai media promosi. Media sosial telah dimanfaatkan oleh berbagai kalangan baik dunia usaha maupun kalangan lembaga nirlaba.

          Perpustakaan sebagai lembaga nirlaba yang berinteraksi dengan pengguna perpustakaan (pemustaka) yang merupakan pelanggan dari perpustakaan. Agar pelanggan perpustakaan terus aktif memanfaatkan produk-produk perpustakaan maka pihak perpustakaan perlu memberikan informasi terupdate nya melalui promosi mengenai perpustakaan baik itu aktifitas, koleksi, layanan dan hal-hal lainnya.

           Sesuai dengan uraian dan hasil kajian dari TOWS terhadap perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara bahwa media sosial Intagram      merupakan menjadi prioritas pertama dan selanjutnya Facebook       lalu  Youtube

         Mengapa platform media sosial tersebut dipilih dengan alasan bahwa setiap orang melakukan kunjungan wisata pasti melakukan foto selfie, maka begitu orang yang berkunjung ke Istana Maimon melakukan foto-foto selfi dengan background istana Maimon pasti akan melihat gedung perpustakaan di depannya. Selanjutnya foto selfi yang dilakukan oleh pengunjung istana Maimon akan di upload di media sosialnya, dan ini bisa bisa kita buat Tagline #Perpustakaan yang didepannya ada Istana Maimon. Seperti diketahui kebanyakan masyarakat dalam menggunakan media sosial nya hampir kebanyakan dari tiga platform media sosial tersebut diatas.